Maak kennis met Linda!

Ik ben (samen met mijn collega’s) de go-to persoon als het gaat om de administratieve kant van de debiteuren en crediteuren. Ik zorg ervoor dat de inkoopfacturen van onze leveranciers netjes worden verwerkt, zodat we onze leveranciers op tijd betalen en dat alles wat met betalingen te maken heeft, gladjes verloopt. Daarnaast zorg ik er ook voor dat onze klanten ons op tijd betalen.

En daar komt nog best wel wat bij kijken. Van bankboekingen bijhouden tot aanmaningen versturen en natuurlijk die eindeloze stroom aan berichten en vragen beantwoorden die in onze algemene mailbox binnenkomen. Soms voelt het alsof ik mijn eigen postkantoor run, vooral ook omdat je zo ontzettend veel verschillende mensen spreekt.

Mijn werkdagen hebben over het algemeen een redelijk vast ritme. Op maandag begin ik meestal met het bespreken van het weekend en het plannen van wat er voor de komende week op me afkomt, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Het is een fijne manier om de week goed te starten.

Elke dag staat in het teken van bankboekingen, het verwerken van inkoopfacturen en eens in de twee weken staat het versturen van aanmaningen op de agenda. Maar naast deze vaste taken is er altijd een constante stroom van berichten en vragen die mijn aandacht vragen.

Het is soms best een uitdaging om hier grip op te houden, maar dat hoort erbij. Elke ochtend bespreken we op de afdeling wat er moet gebeuren. Daarnaast hebben we ook maandelijks overleg met de afdeling, waarin we bespreken wat er loopt en wat er nog moet gebeuren.

Eens in de maand hebben we een piekmoment, meestal na de maandafsluiting. Dan moeten we bijvoorbeeld cijfers naar Frankrijk communiceren en daarvoor is er een superkorte window of opportunity. Het is altijd een race tegen de klok om alles op tijd rond te krijgen. En laten we de jaarafsluiting niet vergeten, dat is echt een drukte van jewelste. Maar ondanks de drukte is het altijd erg gezellig om te doen en het creëert een goede teamspirit.

Finance heeft in dat opzicht een unieke positie binnen het bedrijf. We staan deels buiten het reguliere organigram omdat we ook direct aan GAFR rapporteren. Persoonlijk heb ik er niet heel veel mee te maken, maar als afdeling rapporteren we als geheel. Dit verloopt via onze eigen teamleider. Hoewel ik er zelf niet direct bij betrokken ben, is er wel regelmatig contact met collega’s en onze teamleider. Soms hebben we ook overleg met het hoofdkantoor om bepaalde procedures en werkwijzen af te stemmen. Dat is prettig, omdat we zo kunnen meeliften en van elkaar kunnen leren.

Het is dan ook erg leuk om te horen dat wij binnen de groep als een van de beste presteren op het gebied van debiteurenbeheer en andere financiële doelstellingen. Dat geeft een gevoel van trots en laat zien dat ons harde werk wordt gewaardeerd.

Voor debiteurenbeheer werk ik nauw samen met de binnendienst, voornamelijk voor het verwerken van orders en het beheren van financiële kredietlimieten.

Ook werk ik samen met de buitendienst om achter openstaande posten of facturen aan te gaan en te kijken wat er precies speelt met betrekking tot openstaande zaken. Op het gebied van logistiek werk ik samen met inkoopafdelingen om facturen te matchen met ontvangsten. We controleren samen wat wel en niet klopt en overleggen onderling.

Daarnaast heb ik veel contact met de servicedesk voor facturen en klantencontact. Ik verwerk ook vaak declaraties van collega’s en facturen van andere afdelingen, waardoor ik veel contact heb met verschillende teams.

Naast de interne mensen heb ik natuurlijk ook veel contact met onze debiteuren. Ik ben inmiddels een beetje berucht onder onze relaties als het gaat om het versturen van aanmaningen. Mensen zeggen vaak grappend: “Oh, jij bent altijd degene die de aanmaningen stuurt”.

Zo herinner ik me een klant die ik sprak tijdens een grote beurs en die juist erg te spreken was over de manier waarop wij een openstaande postenlijst verstuurde. Het bleek dat deze hem juist enorm geholpen heeft om toen zijn eigen administratie inzichtelijk te krijgen.

Het omgaan met aanmaningen en soortgelijke zaken moet wel echt in je straatje liggen, maar het voordeel is dat je namens de organisatie kunt handelen en niet als individu. Als er mensen boos zijn, blijf ik rustig en begripvol, en probeer ik altijd professioneel te blijven.

Een dikke huid is soms wel nodig, maar gelukkig valt het over het algemeen mee. Bovendien hebben we intern ook trainingen beschikbaar over hoe om te gaan met agressieve klanten. Gelukkig kan ik mijn grenzen bewaken in de omgang met klanten, en daarbij krijg ik steun van mijn leidinggevende.

Hoewel we veel met cijfers werken, zijn communicatieve vaardigheden daarom ontzettend belangrijk. Je moet goed kunnen luisteren en communiceren, of dat nu per telefoon, e-mail of op een andere manier is. Het draait allemaal om het begrijpen van de communicatiestijl en verwachtingen van je klanten, en daarop inspelen.

Daarnaast moet je natuurlijk ook nauwkeurig zijn, want het draait om cijferwerk en daarbij is precisie van groot belang. Samenwerken is ook essentieel, gezien het feit dat we met veel verschillende afdelingen te maken hebben.

Soms wordt er gedacht dat finance saai en stoffig is, maar niets is minder waar! We zijn juist een ontzettend sociaal en gezellig team, waarbij er altijd ruimte is voor een grapje.

Het is hier sowieso altijd gezellig en knus. Er is meteen een gevoel van verbondenheid zodra je binnenkomt. Ik herinner me nog dat ik in augustus mijn contract kwam tekenen, en al voordat ik goed en wel gestart was, ik voor september werd uitgenodigd voor een teamuitje. Dat gaf echt het gevoel dat ik er meteen bij hoorde, zelfs nog voordat ik echt goed en wel was begonnen.

En het inwerkschema draagt daar ook enorm aan bij. Iedereen neemt de tijd om langs te komen en kennis te maken. Het was behoorlijk intensief, maar enorm fijn. Ik wist al heel snel waar ik moest zijn en bij wie ik terecht kon voor vragen. Dat is wel anders dan bij andere werkgevers, waar het soms maanden duurde voordat je alles doorhad. Hier is het gewoon goed geregeld.

Wat ik vooral fijn vind, is dat er hier veel dynamiek is en dat er altijd ruimte is voor gezelligheid. Hoe meer mensen, hoe meer vreugd, toch? Ik werk echt met een fantastisch team. Ze zijn er altijd, zowel professioneel als persoonlijk, om te luisteren en te steunen. En die twee keer per jaar dat we als team een uitje hebben, zijn echt hoogtepunten. Van racen tot bowlen, we doen altijd wel iets leuks samen.

Dus naast alle werkgerelateerde activiteiten, maken we ook zelf op eigen initiatief tijd voor plezier en teambuilding. En dat maakt het werken hier nog leuker.

Daarbij ben ik ook blij dat we hier steeds meer digitaliseren. Geen geprinte facturen meer, geen verspilling van papier en geen overtollige post. Alles verloopt lekker efficiënt en duurzaam, en dat voelt gewoon goed. Bovendien zijn er zowel kleine als grote initiatieven waar we mee werken en we blijven altijd op zoek naar verbeteringen en nieuwe mogelijkheden.

Het was voor mij echt een bewuste keuze om bij een bedrijf als dit te gaan werken. Ik wil absoluut niet geassocieerd worden met twijfelachtige branches zoals bijvoorbeeld de olie-industrie. Het is belangrijk voor me om niet indirect bij te dragen aan een slechte organisatie of maatschappelijke impact. Het feit dat hier duurzaamheid een prioriteit is, vind ik echt fantastisch.

Het energieneutrale pand en het principe van “practice what you preach” zijn hier heel duidelijk zichtbaar. Natuurlijk is er altijd nog ruimte voor verbetering, maar over het algemeen doen we het op dit gebied echt al super goed.

Toen ik hier net begon, was GANL overigens nog een klein(er) bedrijf. Er was veel direct contact met iedereen, wat een hele prettige sfeer gaf. Nu groeien we steeds harder en zijn er meer afdelingen bij gekomen.

Dat is natuurlijk logisch gezien onze enorme groei, maar ik vind echt dat we hier nog steeds een beetje dat familiegevoel hebben, zij het in een andere vorm dan vroeger. Het begrip en de betrokkenheid zijn er nog steeds. Het voelt hier niet kil en corporate aan.

Ondanks dat we flink zijn gegroeid, is die persoonlijke touch nog steeds heel duidelijk voelbaar. We zijn hier niet alleen om onze taken af te vinken, maar echt om samen iets van te maken.

Natuurlijk merk je wel dat door de groei de interactie met collega’s van andere afdelingen soms wat minder intensief is geworden. Maar dat is eigenlijk wel logisch voor het bedrijf. Het belangrijkste is dat de banden binnen onze eigen afdeling stevig blijven, en dat is gelukkig ook het geval. We groeien samen en werken echt goed samen.

Dus ja, hoewel de groei een verandering met zich meebrengt, zie ik dat hier absoluut niet als iets negatiefs. Ik kijk zelfs uit naar de verdere groei. Tot nu toe hebben we een hele prettige groei doorgemaakt en ik ben er zeker van dat we deze trend voortzetten.